Contabilidad electrónica automatizada

Por Yureli Cacho Carranza

México, DF. 27 de julio de 2015 (Agencia Informativa Conacyt).- A fin de facilitarle a los contribuyentes el cumplimento de obligaciones fiscales a través de un sistema automatizado que operará de manera rápida, fácil, segura y práctica, un grupo de 14 ingenieros, maestros y doctores en Ciencias de la Computación –egresados del Instituto Politécnico Nacional (IPN) y de la Universidad Autónoma de Baja California (UABC), y trabajadores de la empresa Grupo Timex– desarrolla un innovador método de contabilidad electrónica.

La empresa Tecnología en Comunicaciones e Identificaciones de Mexico S. A. de C. V., identificada como Grupo Timex, se especializa en diseño tecnológico, investigación y desarrollo.

El proyecto denominado Facmail: administración y contabilidad electrónica automatizada en la nube es posible gracias al financiamiento del Programa de Estímulos a la Innovación (PEI), y consiste en una metodología aplicada a la contabilidad y administración que resultará en un producto que brindará una solución práctica a requerimientos actuales, comentó el maestro en Ciencias de la Computación y director de proyectos de la empresa, Edaniel Figueroa García. 

Por su parte, el profesor e investigador Manuel Castañón Puga, también involucrado en el proyecto, mencionó que los estímulos de Conacyt son muy importantes para propiciar el acercamiento entre empresas y universidades, porque de esta manera las compañías se motivan a colaborar como una pequeña extensión de la universidad.

Agregó que el grupo académico de investigación científica y desarrollo tecnológico enfrenta nuevos retos que lo impulsan a la mejora continua, para que estudiantes universitarios y trabajadores de las empresas desarrollen así nuevas competencias. “La relación entre empresario e investigador resulta trascendente por la posibilidad de proponer y crear nueva tecnología en un ambiente de creatividad, enfocando esfuerzos hacia objetivos comunes”, comentó.

Importancia del proyecto

La Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT) modificó los artículos 28 y 30 del Código Fiscal de la Federación.

Esto a fin de que se dé cumplimiento a la entrega de contabilidad a partir de medios electrónicos, para con ello concretar una nueva política que, a partir de 2016, será obligatoria para personas morales con ingresos acumulables menores a cuatro millones de pesos y para personas físicas con ingresos acumulables a partir de cuatro millones de pesos, más todos los contribuyentes que se inscribieron al RFC durante 2014 y años siguientes, informó el también responsable técnico del proyecto, Edaniel Figueroa García.

Adicionalmente, la Resolución Miscelánea Fiscal para 2013, publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF), señala que los Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDI) deberán conservarse en medios magnéticos, ópticos o en cualquier otra tecnología en el formato electrónico XML, por lo que este programa informático basado en servicios por internet, además de constituir una oportunidad de negocio, permitirá automatizar y en consecuencia agilizar los procesos administrativos y contables de todos los contribuyentes, así como de las pequeñas y medianas empresas del país, agregó Figueroa García.

“En actualidad existen 39.4 millones de contribuyentes activos que deben cumplir con las recientes especificaciones. En este sentido, proponemos una solución única e innovadora en el país que beneficiará a miles de contribuyentes y empresas al consumar la nueva responsabilidad fiscal por medio de la automatización de procesos contables y administrativos, porque aunque el SAT pone a disposición algunas herramientas para que manualmente el contribuyente capture su información a través de su sitio web, e incluso dentro de sus instalaciones, el problema es que muchos contribuyentes no saben usar computadora. La facturación y la contabilidad electrónica exige cierto conocimiento o ciertas habilidades básicas de computación que muchos contribuyentes no poseen”, indicó.

La contabilidad electrónica representa un paso más en la evolución y transformación de los países para el cumplimiento tributario porque disminuye costos, aporta mayores ingresos, mejora la productividad y competitividad de las empresas haciendo más eficiente el proceso de recaudación, supervisión y revisión a través de medios electrónicos, apuntó.

En otros países como Ecuador, Chile, Brasil, Guatemala, Costa Rica, Argentina, Uruguay, España, Colombia y Perú, las agencias recaudadores de impuestos también impulsan el uso de medios electrónicos para facturación y contabilidad electrónica, que será obligatoria para ciertos segmentos de la industria y se realizará una migración gradual de sus contribuyentes al nuevo modelo, como ha sucedido con México en los últimos cinco años, dijo el entrevistado.

Por otra parte, Betsabé Noemí Alanis Sikisaka, maestra en Tecnologías de la Información y Comunicación, expuso que este proyecto además de permitir efectuar las disposiciones fiscales, constituye una herramienta innovadora que otorga una solución práctica, tangible y comprobable para quelas empresas automaticen sus operaciones comerciales con el simple uso del correo electrónico.

¿Cómo opera?

En 2014, el sitio facmail.mx inició el servicio para administración de facturas a través del correo electrónico en archivos con formato XLM, estos contienen toda la información de la operación, emisor, receptor, domicilio, conceptos, impuestos, etcétera.

Al recibir a través de un correo electrónico la factura, Facmail valida la información del archivo conforme a las disposiciones fiscales y automáticamente las organiza por cliente, mes, año, proveedores, se desglosan los impuestos, se validan contra el SAT, se sabe cuáles se cancelaron, ordena recibos de nómina y notas de crédito con solo mandar los archivos XLM al correo. “En lo que estamos trabajando ahora es en generar al mismo tiempo la póliza electrónica”, indicó Figueroa García.

Detalló que actualmente se están haciendo las pruebas y ajustes de la segunda etapa, que es la generación del registro o asiento contable, a través del desarrollo de una infraestructura tecnológica que opere como plataforma como servicio (PaaS, por sus siglas en inglés) para una contabilidad electrónica automática basada en la recepción de facturas electrónicas (CFDI) en un buzón de correo electrónico. Este servicio comenzará a operar formalmente a inicios del año próximo. Al recibir por correo un comprobante fiscal digital por internet o CFDI, y después de validar automáticamente que cumpla con todos los requisitos fiscales, el sistema inmediatamente realizará el registro contable correspondiente a dicha operación, sin intervención humana.

“Queremos facilitarle a los contribuyentes que con solo una cuenta de correo cumplan con la disposición fiscal tanto de almacenamiento y organización de facturas electrónicas, como la de contabilizar sus operaciones en un plazo no mayor a cinco días, como se establece en la ley”, explicó.

“Para empresas que tienen cientos de operaciones diarias resultaría complicado contabilizarlas en menos de cinco días; Facmail registrará automáticamente, sin la intervención de personas, las contabilidad electrónica, lo que ayudará a los contribuyentes a optimizar los procesos contables, administrativos y fiscales e impactará favorablemente al integrarlo de forma expedita a los registros contables”, agregó.

Mayor información Nombre de la empresa: Grupo Timex Página web: facmail.mx Dirección: Avenida del Bosque 10774, colonia Jardines de Chapultepec, C. P. 22025. Tijuana, Baja California, México. Teléfonos: 01 800 FACMAIL (322 62 45) y 01 (664) 10 47 980 Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Alanis Sikisaka, arquitecta de software para este proyecto, señaló la importancia de innovar para, desde un enfoque práctico y de forma transparente, facilitarle al contribuyente conceptos fiscales y tecnológicos muy complejos. “El desafío más grande fue dejar de pensar como ingeniera de software para entender el contexto del usuario y comprender en primera instancia sus necesidades reales, dejando de lado tecnicismos informáticos”, refirió.

La maestra en Tecnologías de la Información añadió que su principal aportación fue el desarrollo de algoritmos para contabilizar automáticamente las facturas electrónicas a través del correo, y el diseño de bases de datos que dan soporte a toda la información, la cual debe ser resguardada por el tema de confidencialidad y acceso a la información.

Aplicaciones

Facmail ofrece a sus clientes el almacenamiento durante cinco años de los archivos de facturación en formato digital. También brinda un sistema contable para registrar información orientada al complimiento de las obligaciones que tenga la organización con las autoridades recaudatorias, el cual se basa en las normas fiscales establecidas en la ley de cada país, y contempla el registro de las operaciones para la presentación de declaraciones y pago de impuestos.

Finalmente, la herramienta de Facmail ayuda a los procesos administrativos de cada empresa, entre los que implícitamente se encuentran los de facturación y de contabilidad, así como los de cuentas por cobrar o por pagar e inventarios, al automatizar los procesos de registro y digitalización de información.

 

 

 

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